אירוע החברה כבר ביומן. יש מקום, יש קייטרינג, ועכשיו צריך לבחור תוכן שגם העובדים ירצו לראות וגם ההנהלה תרגיש איתו בנוח. לפני שמבקשים הצעת מחיר למופע אמן חושים, כדאי לרכז את ההחלטות במסמך קצר. בריף טוב עוזר לקבל הצעה שמתייחסת לאירוע שלכם, ומונע מצב שבו משווים מחירים של שירותים שונים.
המדריך מיועד למנהלות ולמנהלי משאבי אנוש, צוותי רווחה, מנהלי משרד, ועדי עובדים ומפיקים. הוא מתאים לתכנון ערב חברה, יום גיבוש, מפגש הנהלה או חגיגת סיום פרויקט.
1. הגדירו מה התפקיד של המופע
כתבו במשפט אחד למה התוכן נמצא בתוכנית. האם רוצים רגע משותף אחרי יום של הרצאות? מפגש קליל בין עובדים מסניפים שונים? או סיום חגיגי לערב הוקרה? זאת החלטה שונה מהשאלה ״איזה אמן להזמין״. כשהמטרה ברורה, אפשר לבדוק אם נכון לשלב מופע מרכזי, קלוז־אפ בקבלת הפנים או הנחיה בין חלקי האירוע.
אם המטרה היא לתת לעובדים הפוגה, אין צורך להעמיס על המופע מסרים ארגוניים. אם יש מסר שחשוב לשלב, בוחרים מסר אחד ובודקים עם האמן איך לעשות זאת באופן טבעי. מופע בידור יכול ליצור חוויה משותפת; הוא אינו תחליף לתהליך ארגוני או הבטחה לשיפור עבודת הצוות.
2. תארו את הקהל כפי שהוא באמת
״חברת הייטק״ היא התחלה, אך אינה תיאור מספיק של הקהל. צוות פיתוח קטן שמכיר היטב שונה ממפגש של מאות עובדים, בני זוג ואורחים מחו״ל. ציינו כמה אנשים צפויים להגיע, מי מכיר את מי ומהן שפות האירוע. באירוע של סטארטאפ עם משקיעים ולקוחות, למשל, כדאי שהתוכן יהיה מובן גם למי שלא מכיר את השפה הפנימית של החברה.
חשוב לציין מראש צרכי נגישות, רגישויות תרבותיות והעדפות בנוגע להשתתפות. אין צורך להעביר מידע אישי רגיש על עובדים. בדרך כלל מספיק להסביר את הגבולות: השתתפות מתוך בחירה, בלי הפתעות אישיות ובלי התייחסות לנושאים שאינם מתאימים לאירוע.
3. חברו את המופע ללוח הזמנים של ההפקה
כתבו מה קורה לפני המופע ואחריו. האם מגישים אוכל? האם המנכ״ל מסיים נאום? האם הקהל עובר מחלל אחד לאחר? תיאום עם האולם חשוב לא פחות מבחירת השעה. רצוי לבחור מקטע שבו האורחים פנויים לצפות, ולסכם מי נותן את האות להתחלה אם התוכנית מתעכבת.
בדקו גם מי אחראי להגברה, לתאורה ולמיקום הקהל. הדרישות המדויקות תלויות במקום ובפורמט, ולכן יש לקבל אותן במסגרת התיאום. אל תסתפקו באמירה כללית שיש באולם ״מערכת סאונד״.
4. השוו הצעות לפי אותו היקף
כדי להשוות בצורה מועילה, בקשו שבכל הצעה יהיה ברור מה כלול: פורמט, משך מתוכנן, שפת ההופעה, התאמת תוכן, ציוד ואחריות ההפקה. בררו גם את תנאי ההזמנה והשינוי. אם הצעה אחת מתייחסת למופע מרכזי והשנייה לקבלת פנים בלבד, המחיר לבדו אינו מאפשר השוואה.
בקשו לראות קטע ממופע אמיתי בסביבה שדומה לאירוע שלכם. התבוננו באופן שבו האמן מדבר עם אנשים, בקצב וביכולת של הקהל לצפות בנוחות. אפשר להתרשם מלקוחות והמלצות ומסרטונים של מרום מור, ואז לברר מה מתאים לאירוע הספציפי.
בריף קצר שאפשר להעתיק
- סוג האירוע והמטרה של המופע:
- תאריך, מקום ושעת התחלה משוערת:
- מספר משתתפים, הרכב הקהל ושפות:
- התוכנית לפני המופע ואחריו:
- פורמט מבוקש או התלבטות בין פורמטים:
- מסר או התייחסות אישית שרוצים לבחון:
- גבולות השתתפות וצרכים מיוחדים:
- איש הקשר שמרכז את ההחלטות וההפקה:
איך יודעים שהתכנון עבד?
אחרי האירוע אפשר לבדוק שאלות פשוטות: האם המופע התחיל בזמן, האם הקהל ראה ושמע, והאם סגנון ההשתתפות התאים לאנשים? משוב קצר מהעובדים ומצוות ההפקה מועיל יותר מהתרשמות כללית שהאירוע ״היה מושלם״, ועוזר לתכנן את האירוע הבא.
מרום מור מציע מופעי מנטליזם בעברית ובאנגלית לאירועים עסקיים. בעמוד אמן חושים לאירועי חברה תמצאו פרטים על ההתאמה לקהל. מתכננים אירוע? שלחו תאריך, מספר אורחים וסוג אירוע, ונבדוק יחד זמינות והתאמה.